POLÍTICA SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

 

1. INTRODUCCIÓN

La presente Política tiene por objeto la regulación e implementación del Sistema Interno de Información (en adelante, “Sistema” o “SII”) de ANTONIO DE MIGUEL, S.A.U. (en adelante, ANTONIO DE MIGUEL), conforme a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, con la que pretende no sólo cumplir con la ley sino reforzar y perpetuar el espíritu de cumplimiento y ética.

Esta Política se aplica a todas las comunicaciones que se reciban en el Sistema de Interno de Información de ANTONIO DE MIGUEL.

2. SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

Se entiende por Sistema Interno de Información el medio que ANTONIO DE MIGUEL pone a disposición de los informantes, para que, dentro de un contexto laboral o profesional, siendo testigos o conocedores de infracciones de la Ley vigente y de aplicación sobre (i) Derecho de la Unión Europea (en materia de contratación y adjudicación pública, servicios productos y mercados financieros, prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, seguridad y conformidad de productos comercializados en la UE, Seguridad del Transporte, Protección del Medio Ambiente, Protección frente a radiaciones y seguridad nuclear, Seguridad de los Alimentos, piensos, seguridad y bienestar animal, Salud Pública, Protección de los Consumidores, Protección de la Privacidad y de los Datos Personales, así como de la seguridad en redes y bases de información), (ii) Derecho penal o administrativo (infracciones graves o muy graves), (iii) y en general, de todo incumplimiento de la Normativa Interna de ANTONIO DE MIGUEL, puedan cooperar e informar sobre los mismos.

Igualmente, se encontrará comprendido dentro del Sistema las infracciones de derecho laboral en materia de acoso, igualdad, seguridad y salud en el trabajo y en materia de protección de datos.

Por último, las quejas y sugerencias y asuntos relacionados con la organización interna de ANTONIO DE MIGUEL, las cuales no son incumplimientos, pero se recogen en el Sistema.

3. PERSONAS INFORMANTES

Podrán hacer uso del Sistema las siguientes personas:

a) Empleados públicos.

b) Trabajadores por cuenta ajena.

c) Trabajadores por cuenta propia (autónomos).

d) Accionistas, partícipes y miembros del órgano de administración, dirección o supervisión, incluidos los miembros no ejecutivos de una empresa.

e) Trabajadores bajo supervisión y dirección de contratistas, subcontratistas o proveedores y socios comerciales.

f) Extrabajadores, voluntarios, becarios, candidatos, trabajadores en periodos de formación con independencia o personas en relación precontractual.

g) Otras partes interesadas que tengan contacto con ANTONIO DE MIGUEL en un contexto profesional.

4. GARANTÍAS

a) ACCESIBILIDAD: Se garantiza la facilidad para que miembros de ANTONIO DE MIGUEL O terceros puedan poner en conocimiento las comunicaciones que deseen, puesto que se permite su presentación tanto oral como escrita, identificada o anónima.

b) CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS: Se garantiza en todo momento (incluyendo la comunicación remitida a canales no establecidos) la confidencialidad de la identidad del informante o terceros mencionados en la comunicación, en la gestión y tramitación de la investigación, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado a los hechos y datos personales.

No obstante, estos podrán ser cedidos tanto a las autoridades administrativas como judiciales cuando fueran requeridos como consecuencia de cualquier procedimiento derivado del objeto de la denuncia o cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.

c) EFECTIVIDAD: Las comunicaciones que ANTONIO DE MIGUEL reciba a través de su Sistema Interno de Información serán tratadas en su seno con el objeto de que la organización sea el primer conocedor de estas. La persona informante recibirá acuse de recibo de su comunicación en un plazo no superior a siete días naturales desde la recepción. Además, se dará respuesta a las actuaciones de investigación en un plazo máximo de tres meses, ampliable en otros tres meses en función de la complejidad de la investigación.

d) OBJETIVIDAD E IMPARCIALIDAD: Se garantiza el tratamiento objetivo de las comunicaciones recibidas con independencia de quien la realice y sobre quien verse, sin establecer diferencia o privilegio alguno.

e) PRESUNCIÓN DE INOCENCIA: Se garantiza la presunción de inocencia, el derecho de defensa y la salvaguarda del derecho al honor a aquellas partes afectadas por la comunicación. Además, tendrán derecho las partes afectadas a que se les informe de las acciones u omisiones que se les atribuyen, y a ser oídas en cualquier momento.

f) PROTECCIÓN: Se garantiza en todo momento la no adopción de represalias contra los informantes de buena fe, quedando expresamente prohibida cualquier medida que tenga como objetivo castigar, represaliar o vengar el hecho de haber informado, con independencia de quién sea el inductor, autor o partícipe. Esta protección contra las represalias se extiende a las personas

físicas que asistan en el proceso al informante, a las relacionadas con el informante como familiares o compañeros de trabajo y personas jurídicas, para las que el informante trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa. Para la materialización de este compromiso, ANTONIO DE MIGUEL dispone los medios y garantías adecuadas para proteger a los informantes.

g) TRANSPARENCIA: El SII es una herramienta de transparencia que favorece la confianza de las partes interesadas. El SII requiere que se proporcione información al informante, así como a la/s persona/s afectada/s para que conozcan en qué estado se encuentra la investigación. Además, se dará publicidad a la Política del Sistema, los canales de información y toda información que se considere necesaria a efectos de transparencia.

5. DERECHOS

a) Derechos del Informante:

  • A recibir acuse de recibo de la comunicación en un plazo no superior a siete días naturales desde la recepción.
  • A que se dé respuesta a las actuaciones de investigación en un plazo máximo de tres meses, ampliable en otros tres meses en función de la complejidad de la investigación
  • A solicitar más información y a que se le informe o no se le informe sobre el estado del procedimiento hasta su resolución.
  • A presentar tu comunicación bajo la modalidad que desees, identificándote o de forma anónima.
  • A que no se adopten represalias contra ti, por el mero hecho de haber comunicado de buena fe, y/o contra tus representantes, abogados, empresas en las que participes y al personal vinculado a ti por lazos de amistad, afectividad o familiares. En este sentido ANTONIO DE MIGUEL cuenta con las medidas técnicas y organizativas necesarias para evitar o anular o corregirlas si ya se estuvieran ejerciendo.
  • A que se respeten todas las garantías del Sistema Interno de Información de ANTONIO DE MIGUEL.

b) Derechos persona afectada

  • Ser informado de los hechos que se te atribuyen en la comunicación de forma comprensible.
  • Ser informado de la marcha de la investigación.
  • Comparecer cuantas veces quieras, previa solicitud por escrito, en la investigación, aportar información, declarar o solicitar diligencias de investigación dentro de los límites legales permitidos.
  • Derecho a que acudas acompañado de abogado y/o representante de los trabajadores.
  • El derecho a que se respete tu presunción de inocencia, derecho de defensa, la salvaguarda del derecho al honor y a que te acojas a los derechos que te confiere la Constitución Española.
  • El derecho a que tu declaración sea grabada, para mayor fiabilidad y garantía, o a declarar por escrito, debidamente firmado, si así lo deseas.
  • A que se respeten todas las garantías del Sistema Interno de Información de ANTONIO DE MIGUEL.

6. TIPOS DE COMUNICACIONES Y CANALES

En el Sistema Interno de Información de ANTONIO DE MIGUEL se permite la presentación y tramitación de comunicaciones anónimas que se examinarán y valorarán en términos de autenticidad, trascendencia y apariencia de veracidad. En el supuesto de que no superen el examen serán desechadas por el Responsable del SII sin que se dé lugar a apertura de expediente alguno y suprimiéndose los datos personales que pudieran contener.

En el caso de comunicaciones anónimas, se recomienda facilitar un número de teléfono, dirección de correo electrónico o dirección postal que no permita la identificación del Informante con el fin de poder acusar recibo de la comunicación y poder informar sobre el estado del procedimiento.

En el supuesto de que el Informante opte por identificarse, se recomienda su identificación a través de: (1) Número y letra de su DNI o del documento que acredite oficialmente su identidad, (2) número de teléfono y dirección de correo electrónico, así como (3) Dirección física que designe libremente a efectos de contacto y comunicaciones.

El Sistema permite que las comunicaciones se presenten de las siguientes formas:

a) Comunicaciones verbales, a través de:

  • Reunión presencial:
    • Despacho del Responsable del Sistema (D. Antonio de Miguel Atencia).
    • Despacho del Gestor del Sistema (Departamento de Capital Humano).
  • Llamada telefónica, al número de teléfono: 916918910

Previo consentimiento del informante, las comunicaciones verbales quedarán registradas de la siguiente forma: (i) transcripción completa y exacta de la conversación entre el informante y el Responsable del Sistema, o (ii) grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible. En ambos casos, podrá el informante comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

b) Comunicaciones por escrito, remitidas a través de:

Fuera del Sistema Interno de Información se está creando un canal externo de información, al que podrá dirigirse y cuyo Responsable será la Autoridad Independiente de Protección al Informante (en adelante, A.A.I.).

Mientras la A.A.I. diseña el canal, el informante podrá dirigirse al Canal del Informante de la Comunidad de Madrid: https://www.comunidad.madrid/transparencia/canal-del-informante.

Además, la persona informante podrá dirigirse a la Autoridad Policial (CNP, Guardia Civil, Policía Municipal…) o Autoridad Judicial competente.

7. INTERPOSICIÓN COMUNICACIONES

Las comunicaciones del informante han de ser realizadas desde la rectitud, con convicción en cuanto a la verdad o exactitud de su objeto, así como hechos y personas sobre los que versen, incluso aunque posteriormente se verifique que eran erróneas o equivocadas.

La realización de comunicaciones de mala fe, con conocimiento y convicción de la falsedad de su contenido o de lo ilícito del medio utilizado para su conocimiento serán inadmitidas por el ANTONIO DE MIGUEL tras suprimir los datos personales que se

contengan en la misma, todo ello sin perjuicio de las responsabilidades en que la persona denunciante pudiera incurrir con relación a las personas afectas por la información comunicada.

8. RESPONSABLE DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

El Consejo de Administración de ANTONIO DE MIGUEL ha designado como Responsable del Sistema a D. Antonio de Miguel Atencia como responsable de la supervisión del funcionamiento del Sistema Interno de Información. Quien, a su vez, delega en el equipo gestor formado por el Departamento de Capital Humano.

De igual forma, se nombra como sustituto del Responsable/Gestor del SII para aquellos casos de fuerza mayor en los no pueda llegar a acometer sus funciones, al Comité de Dirección de Antonio de Miguel.

ANTONIO DE MIGUEL notificará a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) el nombramiento o cese de la persona física individualmente designada en el plazo máximo de diez días hábiles siguientes al del nombramiento o cese.

9. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El Sistema Interno de Información deberá cumplir con la normativa de Protección de Datos, y en concreto se protegerá la identidad del informante y de la persona afectada por la información comunicada, que será en todo caso reservada. Del mismo modo, sucederá con la totalidad de datos personales que se recojan en la comunicación del informante y en el transcurso de la investigación.

El acceso a la identidad y datos personales contenidos en el Sistema quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, a:

  • Responsable del Sistema.
  • El Departamento de Capital Humano como gestores.
  • Responsable de los servicios jurídicos de ANTONIO DE MIGUEL, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
  • Encargados del tratamiento, cuando se tenga externalizado el Sistema o parte de este (herramienta externa).
  • Responsable de protección de datos.

No obstante, será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.

A continuación, se le proporciona la información específica sobre el tratamiento de datos personales dentro del Sistema.

RESPONSABLE: ANTONIO DE MIGUEL, S.A.U. con CIF A28893287 y domicilio fiscal en la Calle Sierra De Cazorla 1, 28320, Pinto, Madrid.

DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

FINALIDAD: gestionar las comunicaciones recibidas por informantes conforme al mismo y, en su caso, investigar aquellos hechos que, indiciariamente, sean (i) infracciones del derecho de la unión europea, (ii) infracciones penales o administrativas graves o muy graves, (iii) todo incumplimiento, en general, de la normativa interna de ANTONIO DE MIGUEL, (iv) infracciones de derecho laboral en materia de acoso, igualdad, seguridad y salud en el trabajo e (v) infracciones en materia de protección de datos. También podrán comunicar quejas, sugerencias y asuntos relacionados con la organización interna de ANTONIO DE MIGUEL, los cuales no son incumplimientos, pero se recogen en el sistema.

LEGITIMACIÓN: obligación legal conforme a los artículos 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679 y 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo y artículo 10 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

DESTINATARIOS: Sus datos no serán cedidos salvo obligación legal, en dicho caso, se remitirán a las Fuerzas o Cuerpos de Seguridad del Estado, la Administración de Justicia y/o la Administración Pública competente.

PLAZO CONSERVACIÓN: las comunicaciones, así como los datos personales y demás información que facilite el informante, se conservará durante un plazo máximo de tres (3) meses, salvo prórroga de la investigación a tres (3) meses más, acumulando un periodo de seis (6) meses, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del Sistema Interno de Información, en cuyo caso, se procederá al bloqueo previsto en el artículo 32 de la Ley 3/2018. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente constarán de forma anonimizada.

DERECHOS: el informante puede ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y limitación de sus datos, así como el derecho a retirar el consentimiento prestado dirigiéndose al Delegado de Protección de Datos en la dirección de correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.. Igualmente, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.agpd.es).

Para más información consulte la Política Privacidad de ANTONIO DE MIGUEL.

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